Skal du holde styr på flere printere og de patroner, de bruger, er en tabel et godt værktøj. Den kan oprettes på ti minutter og bliver hurtigt en ressource, som alle på kontoret eller i familien kan bruge. Her er en simpel måde at strukturere den på.
Tænk i kolonner
Hver kolonne skal have en fast betydning. Tænk på det som et lille skema, hvor hver række er en printer, og hver kolonne er én oplysning. Det gør data lette at sortere og søge i, og det mindsker risikoen for dobbelte registreringer.
Gode kolonner til en kompatibilitetstabel er printerens producent, modelnavn, modelnummer, patrontype, patronnummer for sort, patronnummer for farve og en kolonne til noter. Hvis du bruger flere HP-modeller, kan du for eksempel samle alle de relevante HP printerpatroner i en fast gruppe og sortere efter modelnummer.
Brug ens skrivemåder
Det er småting, der gør forskellen. Skriv altid patronnumre på samme måde, for eksempel HP 62 og ikke HP62 i den ene række og HP-62 i den næste. Brug de samme forkortelser overalt, og undgå frie tekstfelter, hvor det er muligt.
Hvis du vil gå skridtet videre, kan du lave en rulleliste til mærke og patrontype. Så vælger du i stedet for at skrive, og du undgår tastefejl.
En kort huskeliste til opbygningen:
Vælg en fast kolonnerækkefølge. Brug entydige betegnelser. Tilføj en dato for seneste kontrol. Beskriv kilden, for eksempel printerens manual.
Struktur giver overblik
Når tabellen er på plads, kan du bruge den til meget mere end opslag. Du kan tælle, hvor mange forskellige patrontyper I har, og vurdere, om det giver mening at samle flere printere i samme serie. Færre forskellige patroner betyder færre numre at holde styr på.
Husk også at opdatere tabellen, når der kommer en ny printer ind, eller en gammel går ud af drift. En tabel, der ikke vedligeholdes, mister hurtigt sin værdi.
Struktureret data er ikke forbeholdt it-folk. Selv en enkel liste over patroner kan tjene som et godt eksempel på, hvordan orden i data gør hverdagen nemmere.